很多用戶在進(jìn)行OA辦公軟件選型時(shí)，將其OA功能模塊的多少作為一個(gè)重要的參考依據(jù)，因此許多OA辦公軟件廠商投其所好，也希望通過(guò)更多的模塊展現(xiàn)自己的能力、提高產(chǎn)品價(jià)格，于是加大力度開(kāi)發(fā)各種新型功能模塊，處理一些常見(jiàn)的功能外，有些OA軟件廠商還全面集成人事、財(cái)務(wù)、ERP、CRM、手機(jī)OA、視頻會(huì)議功等，給最終用戶的感覺(jué)是這樣的OA就是萬(wàn)能的，尤其是在進(jìn)行系統(tǒng)演示的時(shí)。最終的結(jié)果就是客戶在購(gòu)買階段總是看到這功能不錯(cuò)，那功能也想要，但在實(shí)際發(fā)現(xiàn)每個(gè)功能都有所欠缺，使用中成了雞肋，從而不自覺(jué)的為一些“看起來(lái)很美”的功能模塊買單。
企業(yè)用戶一般對(duì)OA辦公軟件的了解不夠深入，在進(jìn)行系統(tǒng)選型時(shí)，往往不自覺(jué)的陷入這樣一個(gè)誤區(qū)：認(rèn)為OA功能模塊越多越好，產(chǎn)品的功能更強(qiáng)大。初步分析用戶的出發(fā)點(diǎn)，一般存在以下幾個(gè)原因：一些用戶在選型時(shí)候貪大求全，希望OA辦公軟件包含企業(yè)管理的方方面面，擔(dān)心功能模塊太少滿足不了最終的應(yīng)用需求；認(rèn)為功能模塊較多的OA商技術(shù)水平比較高；擔(dān)心多次購(gòu)買內(nèi)部不好立項(xiàng)、費(fèi)用不好申請(qǐng)；又或者擔(dān)心下次購(gòu)買價(jià)格上拿不到好的折扣。
其實(shí)功能多的OA辦公軟件都有一些特點(diǎn)，就是很多模塊都不能貼近用戶的實(shí)際需求得到深入應(yīng)用，這其實(shí)很好理解，每個(gè)模塊如果都做得非常深入的話軟件廠商的研發(fā)和維護(hù)投入非常大，另一方面是由于企業(yè)的需求差異大，標(biāo)準(zhǔn)的模塊很難做到切合每個(gè)用戶的個(gè)性化需求；由于過(guò)多的注重于功能，忽略了軟件的架構(gòu)和設(shè)計(jì)，系統(tǒng)的擴(kuò)展性比較差。
建議中小型企業(yè)用戶不要購(gòu)買太多功能，實(shí)際上功能太多增加了推廣和維護(hù)的時(shí)間成本，不如將購(gòu)買其它功能模塊的成本用于實(shí)施推廣會(huì)更好。或者選購(gòu)架構(gòu)平臺(tái)比較好的平臺(tái)型OA，這類OA產(chǎn)品具有可移植、易集成、易擴(kuò)展的優(yōu)勢(shì)，擅長(zhǎng)個(gè)性化定制開(kāi)發(fā)。不僅很好的滿足了企業(yè)當(dāng)前的管理需求，獨(dú)有的后臺(tái)自助式定制模式還可以實(shí)現(xiàn)功能模塊的增加、修改，工作流自定義、信息發(fā)布自定義，首頁(yè)信息提醒內(nèi)容和類型的自定義等，更好的實(shí)現(xiàn)了企業(yè)未來(lái)發(fā)展的管理需求，大大提高了OA辦公軟件的實(shí)用性。
事實(shí)上，據(jù)有關(guān)方面對(duì)一些大型企業(yè)的OA或門戶應(yīng)用情況做過(guò)初步的調(diào)查統(tǒng)計(jì)，真正應(yīng)用廣泛的功能模塊只占企業(yè)購(gòu)買模塊總數(shù)的30%左右，許多功能可能也就被使用幾次，還不知是否是測(cè)試數(shù)據(jù)。大量“雞肋式模塊”的存在不僅浪費(fèi)購(gòu)買資金，而且維護(hù)成本也不低；還會(huì)造成系統(tǒng)的臃腫，運(yùn)行速度受影響；操作復(fù)雜，使用不方便，阻礙實(shí)施推廣等不良影響。
OA辦公選件的選型最好立足于自身的需求，切忌追求大而全，做到整體規(guī)劃、分步實(shí)施，在關(guān)注功能的同時(shí)需重點(diǎn)關(guān)注系統(tǒng)的擴(kuò)展性、二次開(kāi)發(fā)能力，必要時(shí)需考察系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)，同時(shí)需關(guān)注系統(tǒng)的安全性、性能、穩(wěn)定性和易用性。中小企業(yè)用戶應(yīng)該選擇一個(gè)功能緊湊的、滿足自己個(gè)性化需求的、性價(jià)比高的OA產(chǎn)品，關(guān)注應(yīng)用的擴(kuò)展為后續(xù)的服務(wù)做好鋪墊。
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