我們經(jīng)常聽(tīng)到企業(yè)管理者在說(shuō)OA系統(tǒng)，信息化技術(shù)的發(fā)展，OA系統(tǒng)的使用也開(kāi)始頻繁起來(lái)，那么什么是OA系統(tǒng)呢？而且隨著這樣的普及程度，各大企業(yè)對(duì)OA系統(tǒng)的要求也在不斷提升。那么企業(yè)需要如何進(jìn)行OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)呢?
企業(yè)oa系統(tǒng)一般包括三個(gè)方面，分別是行政管理、財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)流程，其功能有表單流程、費(fèi)控報(bào)銷(xiāo)、企業(yè)云盤(pán)、審批請(qǐng)示、考勤打卡、請(qǐng)假出差、會(huì)議助手、新聞公告等等。這些都是一個(gè)oa系統(tǒng)最基本具備的東西，對(duì)于一個(gè)企業(yè)的管理還是比較全面的，合理的利用可以給企業(yè)管理成員或者任務(wù)都是比較方便的。
對(duì)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，建設(shè)企業(yè)oa系統(tǒng)成本比較高，幸運(yùn)的是，目前已有像創(chuàng)企科技這樣的平臺(tái)，為大中小企業(yè)提供現(xiàn)成的移動(dòng)oa辦公系統(tǒng)，幫助企業(yè)快速搭建起一套便捷、低成本、適用性強(qiáng)的oa系統(tǒng)。
1、確立業(yè)務(wù)計(jì)劃
企業(yè)要清楚地認(rèn)識(shí)到自身對(duì)于OA系統(tǒng)的需求，以及OA系統(tǒng)將如何影響自己的辦公流程。在準(zhǔn)確把握和描述企業(yè)應(yīng)用需求的基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)制定一份最高級(jí)別的業(yè)務(wù)計(jì)劃，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)合理的技術(shù)解決方案與企業(yè)資源的有機(jī)結(jié)合。
2、建立OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)
企業(yè)在OA系統(tǒng)項(xiàng)目成立之后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)組建一支團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)可以從每個(gè)擬使用OA系統(tǒng)的部門(mén)中抽選出得力代表組建。為保證團(tuán)隊(duì)的工作能力，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行計(jì)劃的早期培訓(xùn)以及OA系統(tǒng)概念的推廣。
3、分析客戶(hù)需求開(kāi)展信息系統(tǒng)初建
OA系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須深入了解不同客戶(hù)的不同需求或服務(wù)要求，了解企業(yè)和客戶(hù)之間的交互作用有哪些，以及人們希望它如何工作。客戶(hù)信息的收集、工作和住處系統(tǒng)的初步建設(shè)就是建立客戶(hù)信息文件，一般包括各戶(hù)原始記錄、統(tǒng)計(jì)分析資料和企業(yè)投入記錄。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身管理決策的需要、客戶(hù)特征和收集信息的能力，選擇確定不同的客戶(hù)檔案內(nèi)容，以保證檔案的經(jīng)濟(jì)性和實(shí)用性。
4、評(píng)估銷(xiāo)售、服務(wù)過(guò)程，明確企業(yè)需求
在清楚了解客戶(hù)需求的情況下，對(duì)企業(yè)原有業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行分析、評(píng)估和重構(gòu)，制定規(guī)范合理的新業(yè)務(wù)處理流程。在這個(gè)過(guò)程中，應(yīng)該廣泛地征求員工的意見(jiàn)，了解他們對(duì)辦公過(guò)程的理解以及需求，并確保企業(yè)管理人員的參與。重構(gòu)流程后，應(yīng)該從各部門(mén)應(yīng)用的角度出發(fā)，確定其所需各種模塊的功能，并讓最終使用者尋找出對(duì)其有益的及其所希望使用的功能。
5、組織培訓(xùn)
企業(yè)應(yīng)該針對(duì)OA系統(tǒng)方案實(shí)施相應(yīng)的培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象主要包括各部門(mén)使用人員以及管理人員，培訓(xùn)目的主要是使系統(tǒng)的使用對(duì)象掌握使用方法，了解方案實(shí)現(xiàn)后的管理與維護(hù)方面的需要，使OA系統(tǒng)能成功運(yùn)行。
6、使用、維護(hù)、評(píng)估和改進(jìn)
企業(yè)通過(guò)使用新的系統(tǒng)，如通過(guò)衡量管理績(jī)效的數(shù)據(jù)監(jiān)控體系、內(nèi)部管理報(bào)表體系、決策數(shù)據(jù)及分析體系對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況作出分析，在此過(guò)程中，企業(yè)需要與OA系統(tǒng)的供應(yīng)商一起對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用的有效度進(jìn)行評(píng)估，在使用中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)不同模塊進(jìn)行修正，不斷提高其適用程度。
雖然oa系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)需要時(shí)間，但是按照上面6大重點(diǎn)建設(shè)的話(huà)，一個(gè)全面的oa系統(tǒng)就可以正常運(yùn)行的，oa系統(tǒng)建立成功之后還是需要定期維護(hù)的，需要后期的隨時(shí)改善，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展改變的。
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